CNAS: 技术资料储存，如何做到既合规又高效？

01记录归档

01机构应设置档案员（专职或兼职）负责记录档案的管理工作。

02档案员在接收记录时，应检查记录信息的完整性和规范性，如不符合要求，应退回补正后重新进行接收工作。

03记录接收应填写记录归档登记表，做好接收记录。记录归档登记表信息一般包括时间、记录名称、数量（份数或页数）、提交人、部门、接收人等内容。

04档案员应对记录档案分类并编号标识，建立可以查询的索引目录，保证其具有可追测性。每一宗档案都有一个档案号，一般宜按年月份顺序进行编号标识。

05检验检测报告记录应包括合同、委托单或抽样单、检验检测过程及原始记录、检验检测报告等，成套装订成册后定期归档。

06设备使用、环境监测、质量控制、方法验证、人员能力考核与评价等方面的记录，按照记录性质分类定期归档。

07实验室应根据记录数量或频次确定归档时间，记录形成部门应按照时效要求及时交档案员存档。

02记录的存储

01记录档案应存放于适宜的环境，并采取防火、防盗、防洼、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。

02以电子形式存储的记录，按照相应要求采取与书面记录同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改，以避免原始信息或数据的丢失或改动。

03记录的借阅和复制

01本机构员工因工作需要借阅或复制记录，应经相关负责人批准办理相关手续后再行借阅或复制。

02外单位人员借阅或复制记录，仅限于以下情况：

1）向有关实验室监督管理部门、评审部门及人员提供证实材料；

2）向客户提供涉及本身及相关信息的查询或复制，以提高客户对检验检测工作质量和质量活动的充分满意和信任。

03借阅记录人员不得泄密和转移记录，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时办理归还手续。

04记录对外的借阅或复制，应在保护客户机密的前提下，经相关负责人批准办理相关手续后进行。

04记录的保存期限及处理

01检验检测报告相关记录保存期不少于资质认定有效期6年，具有行业特殊要求的检验检测报告保存期按照行业规定执行。

02其它技术记录的保存期限应与检验检测报告记录同步，不少于6年。

03超过保存期限的记录，档案员应及时提出销毁或延长保存期限的建议，经相关负责人批准后进行清理或销毁工作，并做好相应记录。清理或销毁超期记录工作一般不少于2人，涉及保密方面的记录还应采取防止泄密措施。

05监督检查

01质量管理人员应定期检查技术记录存储管理情况。

02检查内容包括档案、存储环境、记录等方面的工作。